Los retos en la gestión de acuerdos y contratos

Lograr una adecuada gestión de acuerdos es fundamental para todas las empresas. No obstante, como detectó Deloitte en su estudio Desbloqueo del valor de la gestión de acuerdos, diversas organizaciones tienen dificultades desde la creación de contratos hasta la extracción de información y el control de riesgos. Factores como errores en los procesos manuales, flujos de trabajo descoordinados, una comunicación y negociación deficiente pueden afectar la productividad de un negocio.

En este artículo presentamos algunos resultados encontrados por Deloitte, luego de realizar una encuesta a más de mil líderes de empresas en 10 países, incluyendo organizaciones de todos los tamaños, sectores y niveles de desarrollo. Creemos que entenderlos es vital para contar una herramienta clave que ayude a superar los desafíos y cuidar la rentabilidad.

Tabla de contenido

1. Ciclo de vida de los acuerdos y puntos críticos en el proceso
2. Indicadores clave a considerar en la gestión de acuerdos
3. Retos en la gestión de acuerdos y elaboración de contratos
4. Newsletter
5. ¿Qué puede hacer DEMAPE?

Ciclo de vida de los acuerdos y puntos críticos en el proceso

Antes de adentrarse en los retos de la gestión de acuerdos, es vital conocer el ciclo de vida de un acuerdo y los principales puntos críticos que pueden encontrarse en el proceso.

La firma líder en servicios profesionales desglosa este ciclo en tres partes principales:

1. Iniciar

Implica alinearse con la necesidad de un acuerdo, determinar el tipo de contrato necesario e identificar contratos que se han aprobado anteriormente para usar como modelo. Los puntos críticos que pueden encontrarse son:

• El 61 % experimenta demoras en la asignación de responsabilidades y en
  la coordinación de apoyo interfuncional para un acuerdo.
  

2. Desarrollar

Elaborar el contrato con los interesados internos, incorporar las modificaciones, realizar evaluaciones de riesgo y finalizar el borrador para compartirlo. En esta parte uno de los punto críticos es:

• El 50% se enfrenta a procesos de aprobación legal y de cumplimiento que son tediosos, ineficientes y repetitivos.
  

3. Firmar

Compartir el borrador con las contrapartes para negociar las condiciones,
responder a las correcciones y hacer seguimiento de las firmas. Siendo uno de los puntos críticos que:

• El 49% experimenta varios retrasos al obtener las firmas correctas en el orden adecuado.

Además, propone dos etapas transversales del ciclo de vida de un acuerdo:

4. Inventario

Guardar los contratos firmados y los metadatos esenciales en un repositorio seguro, actualizar con las versiones más recientes y otorgar acceso a los interesados aprobados. Teniendo como uno de los puntos críticos.

• El 49% considera que invierte demasiado tiempo en buscar acuerdos que ya se han llevado a cabo.

5. Analizar

Hacer seguimiento de la información relevante de los acuerdos, como términos clave, plazos, fechas de renovación, obligaciones, etc., y tomar acciones basándose en estos datos.

• El 54% no cuenta con las herramientas necesarias para automatizar el seguimiento y análisis de datos, teniendo que analizarlos manualmente de manera adecuada.

Indicadores clave a considerar en la gestión de acuerdos

Deloitte señala que las compañías líderes evalúan tres tipos de indicadores clave de rendimiento (KPI) a lo largo del proceso de acuerdo:

KPIs de eficiencia

• Número total y valor de los acuerdos según el tipo de acuerdo
• Tiempo dedicado por etapa del ciclo de vida y por función
• Cantidad total de aprobadores/colaboradores

KPIs de rendimiento

• Número y valor de las renovaciones según el tipo de renovación
• Tarifas de terminación anticipada y renovación automática
• Índices de cumplimiento de obligaciones críticas
• Valor total de los ahorros o penalizaciones del acuerdo
• Precio/valor acordado presupuestado vs. real
• Valor total del acuerdo por proveedor
• Calidad y rendimiento del proveedor (por ejemplo, variaciones en las unidades entregadas, índices de defectos, métricas de servicio y otros términos importantes)

KPIs de riesgo

• Evaluación de riesgos según el acuerdo y el proveedor
• Valor en riesgo del acuerdo
• Tasa de incumplimiento del contrato
• Costes de no cumplir (por ejemplo, multas, gastos operativos, costes de litigios)

En ese sentido, la firma indica que las soluciones de gestión de acuerdos de la próxima generación abrirán nuevas vías para que los equipos generen valor a través de los datos. Además, la inteligencia de acuerdos habilitada por IA podrá identificar patrones en los acuerdos (como precios, pagos, obligaciones de los proveedores) para asegurar términos más favorables, así como mejorar el cumplimiento y minimizar la posible exposición al riesgo.

Los líderes de empresas de todas la regiones, sectores y tamaños están buscando mejores maneras de gestionar sus acuerdos mientras se adaptan a los cambios del mercado. Para enfrentar este desafío, las empresas necesitan adoptar un enfoque integral p ara la gestión de acuerdos, teniendo en cuenta elementos como la tecnología, la gobernanza y la estrategia para impulsar resultados favorables». – Jonas McCormick, director, Deloitte Consulting LLP

Retos en la gestión de acuerdos y elaboración de contratos

El impacto que puede tener una mala gestión de acuerdos en las empresas varia de acuerdo al área, pero en todas es relevante por las repercusiones que puede tener de manera particular y en general para la rentabilidad de la organización. A continuación enumeramos algunos de los principales retos que señala Deloitte y su impacto para los negocios:

Aumentar la rapidez de las negociaciones y establecer relaciones más fuertes con los clientes para impulsar el aumento de los ingresos. (VENTAS)

La firma señala que esto es vital por dos razones:

1. La primera es que la demora en la finalización del acuerdo, debido a ineficiencias en la contratación y negociación, puede generar en una pérdida promedio de ingresos de casi 25 millones de pesos mexicanos por empresa.
2. En segundo lugar, 48% reporto que las relaciones con los clientes empeoraron debido a las demoras en los acuerdos, lo que lleva a una reducción de oportunidades de venta adicional y venta cruzada (como las renovaciones).

Contratar candidatos en menos tiempo y aumentar la satisfacción y retención del personal. (RECURSOS HUMANOS)

Deloitte encontró que 57% de los encuestados perdió candidatos ideales debido a demoras en las revisiones de acuerdos y ofertas de los contratos laborales. Esto provoca un crecimiento tardío en la cantidad de empleados y equipos con falta de personal. De ahí que, además, el 69% de los participantes reportó un incremento en el agotamiento y la rotación de personal.

Revisar y modificar acuerdos para asegurar el cumplimiento de políticas y regulaciones internas y así disminuir la exposición al riesgo. (LEGAL)

Esto debido a dos motivos principales hallados por la firma:

1. Por un lado, los participantes reportaron un promedio de 22 incidentes significativos de incumplimiento de acuerdos en el último año, lo cual provocaba la exposición a multas financieras y daño a la reputación.
2. Por el otro, 61% de los participantes del departamento de legal reportó tensiones en las relaciones interdepartamentales debido a demoras en la aprobación de acuerdos, derivadas del incremento en la acumulación de contratos pendientes para redacción y revisión.

Mejorar el seguimiento de contratos esenciales con proveedores, para optimizar su selección, incorporación, costo y gestión. (MARKETING Y ADQUISICIÓN)

• El 56% de los encuestados por Deloitte reportó dificultades para encontrar los términos del proveedor aprobados más recientes y las tarifas a utilizar, lo que conllevó a una mala negociación y, por tanto, un aumento en el riesgo de condiciones y términos de acuerdo desfavorables.
• Además, el 63% de los participantes de marketing reportaron haber perdido seguimiento de contratos esenciales. El aplazamiento de campañas debido a las dificultades en la gestión eficiente de acuerdos de colaboración y de servicios afecta la oportunidad de ingresos de hasta 13,3 millones de pesos mexicanos por empresa.

Otro de los desafíos que señala la firma en su estudio se relaciona con las Finanzas, en especial, con el riesgo de incremento en los costos del acuerdo debido a multas y penalizaciones por no cumplir con lo estipulado. De igual forma, advierte sobre el impacto en áreas como las TI, la fabricación, cadena de suministro y operaciones.

Por lo anterior, contar con una adecuada gestión de acuerdos es vital para toda empresa, sin importar el tamaño o giro. Sin embargo, es sabido que no todas los organizaciones cuenta con un equipo interno que pueda hacer frente a los retos. En ese sentido, optar por la contratación de una consultoría empresarial y legal se vuelve una herramientas estratégica para enfrentar los desafíos.

Si necesitas más orientación al respecto, en DEMAPE Consultoría podemos asesórate acerca de la gestión de acuerdos, negociaciones y creación de todo tipo de contratos para tu empresa. ¡Escríbenos!

Referencias

(1) Lee el reporte completo de Deloitte: «Desbloqueo del valor de la gestión de acuerdos».

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